Депозит фолио и депозиты

В Clock PMS вы также можете работать с депозитами. Вы можете просто создать их в качестве платежей или создать депозитные фолио. Депозиты, записанные на эти фолио, могут быть использованы для оплаты различных начислений в фолио гостей.

Если выписки акта за полученный депозит не требуется, вам необходимо обратиться к пункту 1, который является более простой процедурой при получении депозита. А если вам нужно выставить акт на полученный депозит, вам следует обратиться к пункту 2.

1. Отражение депозитов как платежей в Clock PMS

Депозиты, полученные для оплаты определенных начислений, могут быть просто отражены как платежи в Clock PMS. Для получения дополнительной информации о создании платежей, смотрите Фолио – Платежи

Заметка: хоть вы не можете выставить акт на депозит, вы можете распечатать фолио, содержащее депозитный платеж.

2. Депозитные фолио

Депозитные фолио используются для регистрации депозитов, полученных от клиентов и выставления актов на эти депозиты. Затем депозиты могут быть использованы для оплаты гостевых начислений.

2.1. Создание депозитного фолио, регистрация депозита и выставление акта

  • Нажмите кнопку «Добавить Депозит Фолио» на экране бронирования, чтобы создать депозитное фолио.

  • На экране вновь созданного фолио депозита нажмите кнопку «Новый платеж», чтобы записать депозит как платеж.
    Во всплывающем окне «Платеж» заполните:

    • Значение и валюту депозита

    • Тип платежа (и подтип)

    • Наименование

  • Нажмите «Создать платеж»

  • Для получения акта на депозит, нажмите кнопку «Действия» на экране депозит фолио

  • Выберите «Закрыть – Invoice» для выставления акта на депозит со всеми его реквизитами

  • Во всплывающем окне введите:

    • Описание депозите в поле «Наименование», пример: Депозит для бронирования №358; Депозит для корпоративного мероприятия 10 октября

    • Применимый налог в процентах за депозитный акт

    • Выберите категорию дохода. Категория дохода относится к группе доходов «Депозит (Предокументированный)»

    • Нажмите кнопку «Действие»

Заметка: акт на депозит также можно отправить клиенту по электронной почте

Результат:

  • Вы можете отслеживать все депозитные акты за определенный период «Контроль» - «Отчет закрытые фолио».

  • Депозитные платежи отражаются в «Отчет по платежам»

  • В «Сводный отчет начислений» вы можете увидеть депозит, зарегистрированный как начисление с соответствующим налогом. Это сделано для целей налогообложения.

2.2. Использование депозитных фолио для платежных операций

  • Откройте фолио в бронировании

  • Нажмите кнопку «Получите депозит от…» в разделе «Платеж»

  • Выберите депозитное фолио из бронирования, если доступно, или из другого бронирования или компании

  • Во всплывающем окне введите сумму для перевода

  • Нажмите кнопку «Перенос»

Результат:

На фолио получателя записывается положительный платеж за перевод.

  • Отрицательный депозитный платеж создаётся в исходном фолио. Таким образом, платежный баланс сохраняется (средства были переведены из одного фолио в другое).

  • Эти положительные и отрицательные перенесенные депозитные платежи отображаются в разделе «Перенос (in-house)» в Отчет по платежам как платежи, перенесенные из фолио и обратно.

  • Когда депозит используется для оплаты начислений в гостевых фолио, автоматически создаётся корректирующее фолио. Это сделано для целей налогообложения. Коррекционное фолио имеет только одно начисление. Оно относится к группе доходов «Депозит (предварительный)» и равно переводимой сумме. Таким образом, значение признанной выручки, относящейся к группе «Депозит (предварительный)», уменьшается.

3. Аннулирование платежей через опцию «Получите депозит от…»

Если вы воспользовались опцией «Получите депозит от…» и отправили неверный платеж в фолио, вам следует аннулировать платежи по переводу депозита, чтобы восстановить сумму депозита.

Депозитные платежи аннулируются в три этапа:

  • На экране фолио получателя аннулируйте платеж, помеченный типом платежа «Перенос (внутренний)».

  • В исходном экране Депозит Фолио аннулируйте платеж, помеченный типом платежа «Перенос (внутренний)».

  • В исходном экране Депозит Фолио аннулируйте корректирующее фолио для соответствующей суммы.

4. Возврат переплаченной суммы депозита

Clock PMS предоставляет вам несколько способов вернуть переплаченные суммы депозита клиентам в зависимости от ситуации:

4.1. Возврат всей суммы депозита (депозит не был использован)

4.1.1. Аннулирование Депозит Фолио

  • Откройте Депозит Фолио, которое должно быть аннулированным.

  • На экране Депозит Фолио нажмите кнопку «Действие» и выберите «Аннулировать»

4.1.2. Опция полной коррекции

  • Откройте соответствующее Депозит Фолио

  • На экране Депозит Фолио нажмите кнопку «Действие» и выберите «Полная коррекция»

  • На экране коррекционного фолио нажмите кнопку «Действие» и выберите «Закрыть»

  • Вернитесь к экрану Депозит Фолио и нажмите «Новый платеж», чтобы добавить отрицательный платеж

    • Отрицательный платеж должен быть равен сумме депозита, который будет возвращен

4.2. Возврат переплаченной суммы депозита (используется только часть депозита)

Если для оплаты гостевого счета достаточно только одной части депозита, а оставшуюся часть необходимо вернуть, выполните следующие действия:

  • Откройте соответствующее фолио получателя и нажмите «Получить депозит от…»

    • Во всплывающем окне введите всю сумму депозита, доступную на вкладке Депозит Фолио

    • Баланс фолио будет отрицательным и будет равен сумме, подлежащей возврату

  • Нажмите кнопку «Новый платеж», чтобы создать отрицательный платеж, равный сумме, подлежащей возврату.

    • Во всплывающем окне укажите способ возврата в поле «Тип платежа»

  • На экране фолио нажмите кнопку «Действие» и выберите «Закрыть – Invoice» для выставления акта.

Связанные статьи
  • Подтипы платежей
  • Фолио
  • Фолио – платежи